Product SiteDocumentation Site

2.4. Sähköposti

2.4.1. Uuden sähköpostiviesitn kirjoittaminen ja lähettäminen

  1. Klikkaa Uusi -painiketta vasemmassa kulmassa. Saat näkyviin kuvassa esitetyn ikkunan Kuva 2.7, ”Sähköpostin kirjoittaminen”.
    Sähköpostin kirjoittaminen
    Kuva 2.7. Sähköpostin kirjoittaminen

  2. Sähköpostiin voidaan lisätä liitteitä klikkaamalla Liite -painiketta tai Paperiliitin -kuvaketta.
  3. Sähköpostiviesti voidaan tallentaa valitsemalla Disketti -kuvake. Sähköposti tallentuu Luonnokset -kansioon.
  4. Merkitäksesi viestin tärkeäksi, klikkaa Huutomerkki (!) -kuvaketta.
  5. Lisätäksesi vastaanottajan, joko lisää hänen sähköpostiosoitteensa Vastaanottaja, Kopio, tai Piilokopio -kenttään manuaalisesti, tai valitse henkilö Osoitekirjasta, jonne pääset klikkaamalla Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio -painiketta.

    Huomaa

    Kun lisätään yksi tai useampi käyttäjä, sähköpostiosoitteet tulee erotella toisistaan puolipisteellä (;).
  6. Sisäiset käyttäjät näytetään Osoitekirjassa oletuksena (katso: Kuva 2.8, ”Osoitekirja”) (ellei Asetuksissa ole toisin määritelty). Käyttämällä alasvetovalikkoa, joka on otsikoitu Näytä nimet kohteesta:, on mahdollista tarkastella yhteystietoja joko henkilökohtaisesta tai Jaetusta yhteystietokansiosta. Vaihtoehtoisesti on mahdollista etsiä kansiosta tietoja käyttämällä ruudun vasemmassa yläkulmassa olevaa hakukenttää.
Osoitekirja
Kuva 2.8. Osoitekirja

Huomaa

Versiosta 6.30.0 eteenpäin on mahdollista lisätä yrityksen kattavia, määriteltyjä osoitelistoja Osoitekirjaan. Tutustu ZCP Ylläpitäjän Oppaaseen saadaksesi lisätietoja koskien osoitelistoja.

2.4.1.1. Automaattinen sähköpostiosoitteen ennakointi

Kun kirjoitat sähköpostiosoitetta tai yhteystietoa Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio -kenttiin, WebAccess ehdottaa automaattisesti nimiä (ominaisuus tunnetaan termillä automaattinen täydennys). Ehdotukset listataan syöttökentän alle (katso: Kuva 2.9, ”Automaattiset täydennykset”) ja ehdotus voidaan valita käyttämällä joko hiirtä tai näppäimistöä. Ehdotukset perustuvat äskettäin käytettyihin sähköpostiosoitteisiin tai yhteystietoihin.
Osoitteen poistaminen listalta on mahdollista siirtämällä valinta kyseiseen osoitteeseen (joko näppäimistön nuolilla tai siirtämällä hiiren osoitin sen päälle ilman klikkaamista) ja klikkaamalla sitten Poista -painiketta. Osoite poistuu, mutta kun se ilmestyy listalle uudestaan, kun sitä jälleen käytetään.
Automatic suggestions
Kuva 2.9. Automaattiset täydennykset

2.4.1.2. Liitteet

Voit liittää tiedostoja sähköpostiviestiisi klikkaamalla Liitteet -painiketta Kirjoita Sähköposti -ikkunassa. Aukeavassa ikkunassa voit ladata tiedostoja.
ZCP-versiosta 6.50 eteenpäin on mahdollista ladata useampia tiedostoja kerralla. Aiemmissa versioissa vain yksi tiedosto voitiin ladata kerrallaan.

Huomaa

Adobe Flashin tulee olla asennettuna selaimelle ladataksesi useampia tiedostoja kerralla.

2.4.1.3. Aseta lähettäjän osoite (Lähettäjä -kenttä)

Sähköpostiviestien Lähettäjä -osoitetta on mahdollista muokata ennen kuin ne lähetetään. Tämä kenttä löytyy Vastaanottaja -kentän yläpuolelta, kuvan mukaisesti: Kuva 2.10, ”Lähettäjän osoitteen valinta”. Mikäli osoitetta ei muuteta, käytetään oletusosoitetta.
Lähettäjän osoitteen valinta
Kuva 2.10. Lähettäjän osoitteen valinta

Huomaa

Huomioi, että Lähettäjä -kenttä näytetään vain, mikäli Lähettäjä -osoitteita on määritelty Asetukset-ikkunassa.
Adding From addresses
Kuva 2.11. Lähettäjä-osoitteiden lisääminen

Tärkeää

Ota yhteyttä järjestelmän ylläpitäjään, mikäli alla oleva (paluu)viesti palautuu sinulle lähettäessäsi eri Lähettäjä-osoitteella:Sinulla ei ole oikeuksia lähettää annetun käyttäjän nimissä.
ZCP:n versiosta 6.20.0 alkaen saatavilla on kahdenlaista delegointia:
  1. Send on Behalf permissions: if a user grants the appropriate permission to another user, the latter can send items on behalf of the other user. In this case an email or meeting request will be sent with the following From field: “<delegate> on behalf of <user>”.
  2. Nimissälähetysluvat: mikäli järjestelmän ylläpitäjä antaa käyttäjälle B oikeudet lähettää käyttäjän A nimissä, vastaanottaja ei näe käyttäjän B lähettäneen viestin; Lähettäjä -kentässä lukee tässä tapauksessa ainoastaan A:n nimi.
Ennen ZCP-versiota 6.20.0, käyttäjät saattoivat itse lähettää toisen käyttäjän puolesta kirjautumalla sisään hänen sähköpostitiliinsä. Tällä tavoin kävi aina selväksi, kuka viestin on lähettänyt. Esimerkiksi: Pete kirjautuu sisään 'info'-käyttäjän sähköpostitiliin ja lähettää viestin ei-aktiivisena käyttäjänä 'info'. Tällöin Lähettäjänä näkyisi tieto: 
pete@example.com puolesta info@example.com.
Zarafan versiosta 6.20.0 eteenpäin on ollut mahdollista lähettää sähköpostia toisen käyttäjän nimissä ilman "puolesta"-osiota. Turvallisuussyistä tämä uusi "lähetä nimissä" -oikeus on ainoastaan palvelimen ylläpitäjän konfiguroitavissa. Asetus on aina käyttäjän itsensä kumottavissa ja käyttäjä voi edelleen asettaa vanhanlaisen "puolesta"-oikeuden.
Huomioi, että "puolestalähetys" kumoaa aina "nimissälähetyksen". Käyttäjä voi aina olla antamatta toiselle käyttäjälle oikeutta lähettää nimissään.

2.4.1.4. Sähköpostien tallentaminen luonnoksiin

Sähköpostin tallentaminen on tapahtuu klikkaamalla Tallenna (disketti) -kuvaketta. Tallennettu sähköposti säilytetään Luonnokset -kansiossa. Lähettämättömien sähköpostien tallennus on mahdollista myös automaattisesti. Toiminto on saatavilla Postin kirjoittaminen -välilehdessä Asetukset-ikkunassa. Ruksita vaihtoehto Tallenna lähettämätön viesti joka: X minuuttia ja aseta minuuttimäärä, jonka välein sähköpostit tallennetaan automaattisesti. Toimintoa sovelletaan vain, kun viestiä ei vielä ole lähetetty.

2.4.2. Viestiin upotetut kuvat

ZCP-versiosta 6.30.0 eteenpäin WebAccessissa on ollut mahdollista lisätä sähköpostiviesteihin upotettuja kuvia. Tämä tapahtuu klikkaamalla Liitteet ja valitse kuva. Upotettu kuva on käytettävissä, mikäli ‘HTML’-formaatti on käytössä (katso Kirjoita posti tässä muodossa Asetuksissa, Postin kirjoittaminen -välilehdessä). Liitteen viereen ilmestyy kuvassa näkyvä vaaleansininen ruksikuvake: Kuva 2.12, ”Vaaleansininen ruksikuvake, jolla kuvan saa syötettyä upotettuna”. Klikkaa kuvaketta lisätäksesi kuvan tekstiin kuvan mukaisesti: Kuva 2.13, ”Esimerkki upotetusta kuvasta”. Upotettu kuva lisätään kursorin sijaintikohdalle.
Vaaleansininen ruksikuvake, jolla kuvan saa syötettyä upotettuna
Kuva 2.12. Vaaleansininen ruksikuvake, jolla kuvan saa syötettyä upotettuna

Example of an Inline image
Kuva 2.13. Esimerkki upotetusta kuvasta

Muuttaaksesi kuvan kokoa, klikkaa hiiren oikealla näppäimellä kuvaa ja valitse Kuvan ominaisuudet. Ilmestyvä kuvake Kuva 2.14, ”Kuvan ominaisuuksien muokkaus” mahdollistaa kuvan korkeuden ja leveyden sekä viivojen ja sijoittelun muokkaamisen.
Kuvan ominaisuuksien muokkaus
Kuva 2.14. Kuvan ominaisuuksien muokkaus

Upotetun kuvan voi poistaa suoraan kuin se olisi tekstiä.
In some browsers it is possible to paste an image from your clipboard directly into the editor. This will embed the image into the source of the body and it means that it will not become an attachment. The image will be shown properly in Firefox and Internet Explorer 9, with limited support in Internet Explorer 8. In Outlook the image will not be visible properly.

2.4.3. Sähköpostin kopioiminen, siirtäminen ja poistaminen

Oheisessa kuvassa (Kuva 2.15, ”Sähköpostiviestin liitännäisvalikko”) oleva valikko ilmestyy, kun hiiren oikealla näppäimellä klikataan sähköpostin päällä. Tämän valikon kautta suoritetaan suurin osa kopiointi-, siirto- ja poistotoiminnoista. Viestin lataaminen tiedostona on myös mahdollista.
Sähköpostiviestin liitännäisvalikko
Kuva 2.15. Sähköpostiviestin liitännäisvalikko

2.4.3.1. Poista sähköposti

Sähköpostin poistamiseen on useita vaihtoehtoja:
  • Näppäimistöllä olevan Delete-näppäimen kautta
  • Hiiren oikealla nääpäimellä aukeavassa valikossa olevan poistopainikkeen kautta (kuten kuvattu kohteessa: Kuva 2.15, ”Sähköpostiviestin liitännäisvalikko”)
  • WebAccessin yläpalkissa olevan punaisen ruksikuvakkeen kautta

2.4.3.2. Siirrä sähköposti

Yksinkertaisin tapa yksittäisten sähköpostikohteiden siirtämiseen on raahata kohde uuteen sijaintiinsa. Aseta hiiren osoitin siirrettävän kohteen ylle, klikkaa ja pidä hiiren vasen näppäin pohjassa. Siirrä osoitin sen kansion ylle, johon haluat kohteen siirtää. Pidä hiiren vasen näppäin pohjassa koko ajan.
Moving email
Kuva 2.16. Sähköpostin siirtäminen

Huomioi, että hiiren osoittimen alla olevat kansionimet näkyvät korostettuina siirrettäessä. Korostuksella merkitään kansiota, johon viesti siirretään, mikäli näppäin vapautetaan.
Siirtääksesi useampia kohteita, valitse ensin kaikki kohteet (vain parhaillaan näkyvissä olevia kohteita voi siirtää). Valitaksesi joukon kohteita, klikkaa ensimmäistä niistä ja paina näppäimistön shift-näppäin pohjaan. Pidä näppäin pohjassa ja klikkaa hiirellä siirrettävän joukon viimeistä kohdetta. Kaikki kahden klikatun kohteen välissä olevat kohteet merkitään korostettuina.
Kun haluat siirtää joukon kohteita, jotka eivät ole peräkkäin, pidä näppäimistön control-näppäintä (Ctrl) pohjassa klikatessasi jokaista kohdetta. Raahataksesi nämä kohteet, aseta hiiren osoitin jonkin valitun kohteen päälle ja raahaa kohteet haluttuun kansioon.
Kohteita voidaan siirtää myös klikkaamalla allaolevaa kopioi/siirrä-painiketta: Kuva 2.17, ”Kopioi/Siirrä-painike”.
Sähköpostiviestejä voidaan myös raahata työpöydälle. Lisätietoja tästä ominaisuudesta saatavilla kohteesta Kohta 2.14.1, ”Zarafa Attachment Drag ‘n’ Drop Extension”.

2.4.3.3. Sähköpostin kopiointi

Raahausominaisuutta ei voida käyttää kohteiden kopioimiseen, sillä toiminto ei monista viestejä. Sen sijaan käytettävissä on kopioi/siirrä-painike (Kuva 2.17, ”Kopioi/Siirrä-painike”). Ohjeita usean kohteen valitsemiseksi kerralla löytyy kohdejoukon siirtämistä käsittelevästä kappaleesta.
Copy/Move button
Kuva 2.17. Kopioi/Siirrä-painike

2.4.3.4. Sähköpostin tallentaminen tiedostona

ZCP-versiosta 6.50 eteenpäin on ollut mahdollista ladata viestejä suoraan Zarafa WebAccessista tietokoneelle. Tämä tapahtuu käyttämällä Talllenna tiedostona -painiketta, joka löytyy viestin liitännäisvalikosta.
Tallenna tiedostona -painike
Kuva 2.18. Tallenna tiedostona -painike

2.4.3.5. Vaihda sähköpostinäkymää

Context menu from a mail view column
Kuva 2.19. Sähköpostinäkymän liitännäisvalikko

Sähköpostivalikolla on Zarafa WebAccessissa oletusnäkymänä lista viesteistä Lähettäjä- ja Vastaanotettu -kolumneilla. Kuten Outlookissa, näkymää on kuitenkin mahdollista muuttaa lisäämällä tai poistamalla kolumneja. Tehdäksesi näin, klikkaa kolumnin otsikkoa (esimerkiksi Lähettäjä) hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Kentänvalitsin -toiminto avautuvasta valikosta. Alla kuvattu ponnahdusikkun aukeaa: Kuva 2.20, ”Kentänvalitsin”.
Kentänvalitsin
Kuva 2.20. Kentänvalitsin

Lisäksi sähköpostilistan lajitteleminen on mahdollista valitsemalla tietty kolumni. Oletuksena sähköpostit lajitellaan Vastaanotettu -päivämääräkolumnin mukaan.

2.4.4. Haetaan

Etsiäksesi kohteita, klikkaa työkalupalkissa sijaitsevaa Etsi-painiketta. Hakupalkki (katso: Kuva 2.21, ”Hakuasetukset”) ilmestyy WebAccess-näkymään (piilottaaksesi hakupalkin, klikkaa Etsi-painiketta uudestaan).
Searching options
Kuva 2.21. Hakuasetukset

Hakupalkkiin käyttäjä voi syöttää hakuehdot sekä valita, mistä haluaa kohteita etsittävän. Esimerkiksi, mikäli käyttäjä muistaa vaikkapa osan viestin aiheesta, hän voi valita alasvetovalikosta vaihtoehdon Aihe. Kun hakuehdot on kirjoitettu, klikataan hakupalkin Etsi -painiketta (kiikarikuvake) tai painetaan Enter-näppäintä. Lista sähköposteista päivittyy allaolevan mukaiseksi haun tulosten perusteella: Kuva 2.22, ”Hakutulos”.
Hakutulos
Kuva 2.22. Hakutulos

When finished searching press the Clear button (red circle icon) to return to the normal list view. To remove the search bar click the Search button in the tool bar again.

Huomaa

Archiving functionality is provided by the Zarafa Archiver, a product that is be offered separately from ZCP.

2.4.5. Downloading Attachments

Attachments can be downloaded one by one, by right-clicking the attachment and selecting Save target as. From ZCP 6.50 up, it’s possible to download all attachments from a message at once, in a compressed ZIP file, by clicking the Download all Attachments button, as seen in Kuva 2.23, ”Message Attachments”.
Message Attachments
Kuva 2.23. Message Attachments

2.4.6. Attach items to mail

To add items as attachments or forward them as text message in body of composing mail.
  1. Click on Attach Items button or envelope with paper clip icon (see: Kuva 2.24, ”Attach Item Dialog”).
    Attach Item Dailog
    Kuva 2.24. Attach Item Dialog

    Huomaa

    It’s possible to quickly forward e-mail messages as attachments. Right-click the Forward Items column in the message list.
  2. Browse through the message list and select the items need which to be attached.
    New mail with items
    Kuva 2.25. New Mail with message items added as attachment

    Huomaa

    Items can be attached as Text or as Attachment, By selecting the check box as required, by default, items are added as Attachments.

    Huomaa

    Items can be quickly attached by doing a double click on selected items.

Tärkeää

Attachments in the original e-mail are not forwarded with the new text message.