Oletuksena on, että jokainen käyttäjä voi luoda kansioita ja kohteita Jaetuissa kansioissa. Näiden uusien kohteiden oikeudet on kuitenkin asetettu siten, että muut käyttäjät voivat ainoastaan lukea kansioita.

Kun haluat antaa muille luvan kirjoittaa kansioon, sinun tulee korjata lupia; esimerkiksi antaa lupa kirjoittamiseen ja kohteiden poistamiseen ryhmälle Kaikki. (Katso kansioiden jakaminen.)

Oikeusrakenne on luotu joustavaksi. Oikeuksien asettaminen on mahdollista kansioittain, ja jokainen kansio perii sen kansion oikeustiedot, jonka sisään se on luotu. Myös jokainen kohde perii sen kansion oikeudet, johon se kuuluu.

Ennen kuin kansio voidaan luoda ja muut käyttäjät voivat tarkastella sitä, oikeudet tulee asettaa toivotunlaisiksi.

Tehdäksesi tämän, klikkaa kansiota hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Ominaisuudet.

Ilmestyvässä ikkunassa voit valita kansion ominaisuuksia koskevia asetuksia. Viimeinen välilehti sisältää oikeusasetukset.

Ylimpänä välilehdessä on lista käyttäjistä ja heille asetetuista oikeuksista. Käyttäjän valinnan jälkeen oikeudet voidaan valita sivun alalaidasta. Profiilin poimiminen alasvetovalikosta helpottaa tätä valitsemalla automaattisesti usein käytetyt asetukset.

Käyttäjiä voidaan lisätä ja poistaa käyttäjälistassa olevilla painikkeilla.

Kun esimerkiksi haluat antaa käyttäjälle Pete oikeudet lukea ja kirjoittaa kansiossa oleviin kohteisiin, klikkaa ensiksi Lisää…. Valittuasi Peten ja klikattuasi OK, Pete ilmestyy listalle. Tämän jälkeen oikeat valinnat voidaan asettaa; mahdollistaaksesi vain lukemisen ja kirjoittamisen, valitse ainoastaan Lue kohteita ja Muokkaa kohteita kohdassa Kaikki.

If there are no check boxes selected for a user, then denying permissions are in effect and the user can not access the folder. When no permissions are set on the folder, the folder one level higher is checked for the set ACLs.

Oletuksena käyttäjällä on ainoastaan luku- ja kirjoitusoikeus omiin kansioihinsa, sekä oikeus luoda kansioita Jaettuihin kansioihin.

Joka kohteen myötä omistaja tallentuu. Tällä tavoin käyttäjä voi asetetuista oikeuksista riippuen poistaa ainoastaan omia kohteitaan, ei muille käyttäjille kuuluvia kohteita. Postilaatikon omistaja voi aina muokata tai poistaa kaikki kohteet omasta postilaatikostaan riippumatta kohteiden omistajasta.

Käyttäjille on mahdollista antaa ylläpito-oikeudet, jolloin heillä on pääsy koko Zarafan järjestelmään. Ylläpito-oikeudet omaavilla käyttäjillä on mahdollisuus muuttaa sekä jaettujen kansioiden että kunkin järjestelmässä olevan käyttäjän oikeuksia. Ylläpitäjä voi myös avata kaikki kansiot ja kohteet.

Lisätäksesi jaettuja kansioita, tarkastellaksesi niitä tai kirjoittaaksesi niihin, sinun tulee toimia seuraavalla tavalla:

If Inbox is chosen (permanent), then not only a folder will be opened but an extra mail box will be added in the folder list of Outlook. This folder will appear in a separate Outlook window with the folders described as (temporary).

Tämän kansion tarkasteleminen tai siihen kirjoittaminen on mahdollista vain, kun omistaja on antanut siihen oikeudet. Katso edellisestä kappaleesta, kuinka oikeudet asetetaan.

Sellaisten postilaatikoiden (kutsutaan myös varastoiksi) poistaminen, jotka on lisätty postilaatikkolistaan, tapahtuu seuraavalla tavalla:

Klikattuasi Lisää valitse käyttäjä lisätäksesi hänen postilaatikkonsa ja salliaksesi postilaatikon ilmestyvän Outlookin kansiolistaan.