2.4. Courrier électronique

2.4.1. Rédiger et envoyer un nouveau courrier

Sélectionner le bouton Nouveau dans le coin supérieur gauche. Une fenêtre s'affichera, similaire à Figure 2.7, « Création d'un courrier ».
Figure 2.7. Création d'un courrier
Un fichier peut être ajouté au courrier en cliquant sur le bouton Pièces jointes ou sur l'icône Trombone.
Les courriels peuvent être enregistrés en cliquant sur l'icône Disquette. Le courrier sera alors placé dans le répertoire Drafts.
Pour définir une marque d'importance sur le courrier, cliquer sur l'icône Point d'exclamation (!).
Pour ajouter un destinataire, saisir son adresse électronique dans l'un des champs À, Cc, ou Cci ou bien sélectionner un contact à partir du carnet d'adresses. Pour accéder au carnet d'adresses, cliquer sur le bouton À, Cc ou Cci.
Note
Si plus d'un destinataire est ajouté, les adresses électroniques doivent être séparées à l'aide d'un point virgule (;).
Les utilisateurs internes sont affichés par défaut (sauf instruction contraire dans les paramètres) dans le carnet d'adresses (voir: Figure 2.8, « Carnet d'adresses »). À l'aide du menu déroulant Voir les noms de :, il est possible d'accéder aux contacts d'un dossier personnel ou bien d'un dossier public. Il est également possible d'effectuer une recherche dans un dossier à l'aide du champ de recherche situé dans la partie supérieure gauche de la fenêtre.

Figure 2.8. Carnet d'adresses

Note

Depuis la version 6.30.0, il est possible d'incorporer des listes d'adresses globales d'entreprises dans le carnet d'adresses. Consulter le Manuel de l'administrateur ZCP pour plus d'information au sujet des listes d'adresses.

2.4.1.1. Proposition automatique d'adresse électronique

Lors de la saisie d'une adresse électronique ou d'un contact dans l'un des champs À, CC ou Cci, des noms seront automatiquement proposés par WebAccess (une fonctionnalité communément appelée auto-complétion). Ces propositions sont listées en dessous du champ de saisie (voir: Figure 2.9, « Suggestions automatiques ») et l'une d'entre elles peut être sélectionnée à l'aide de la souris ou du clavier. Ces propositions sont basées sur les adresses des courriers électroniques et des contacts qui ont récemment été utilisés.

Il est possible de supprimer une des adresses de cette liste en mettant en surbrillance l'adresse en question (soit à l'aide des touches de direction, soit en plaçant la souris au-dessus, sans cliquer) puis en utilisant la touche Suppr. L'adresse sera ainsi supprimée, mais si ensuite, elle est saisie une nouvelle fois, elle apparaîtra de nouveau dans la liste.

Figure 2.9. Suggestions automatiques

2.4.1.2. Pièces jointes

Un fichier peut être ajouté au courrier en cliquant sur le bouton Pièces jointes dans la fenêtre Créer un courrier électronique. Une fenêtre s'affichera et permettra de choisir les fichiers devant être envoyés.

Depuis la version 6.50 de ZCP, il est possible de télécharger de multiples fichiers en une seule fois. Auparavant, les anciennes versions de ZCP ne permettaient le téléchargement que d'un seul fichier à la fois.

Note

Pour télécharger plusieurs fichiers en une seule fois, l'extension Flash d'Adobe doit être installée sur le navigateur.

2.4.1.3. Définir l'adresse de l'expéditeur (le champ De)

Il est possible de définir l'adresse De des courriers électroniques avant leur envoi. Ce champ est situé au-dessus du champ À, comme le montre Figure 2.10, « Sélection de l'adresse de l'expéditeur ». Si aucune adresse n'est spécifiée, l'adresse par défaut est alors employée.

Figure 2.10. Sélection de l'adresse de l'expéditeur

Note

Il est important de noter que le champ De ne s'affiche que si les adresses d'expéditeurs De ont été définies dans les paramètres de configuration.

Figure 2.11. Ajouter des adresses d'expéditeurs

Important

Contacter l'administrateur système si le message (de refus) suivant apparaît à la suite d'une tentative d'envoi avec une adresse d'expéditeur différente : Vous n'êtes pas autorisé à envoyer en tant que cet utilisateur.

Depuis la version 6.20.0 de ZCP, deux types de délégations sont disponibles :

La permission Envoyer Au Nom De : si un utilisateur confère à un autre utilisateur les droits nécessaires, ce dernier peut envoyer des éléments au nom de ce premier utilisateur. Dans ce cas, un courrier ou une demande de rendez-vous sera envoyé avec le champ De suivant : “<délégué> au nom de <utilisateur>”.
La permission Envoyer En Tant Que : si l'administrateur système confère à l'utilisateur B les droits nécessaires pour ‘Envoyer En Tant Que’ l'utilisateur A, le destinataire du message ne verra pas que c'est l'utilisateur B qui a envoyé le courrier. Seules les références de l'utilisateur A seront affichées dans le champ De :.

Avant la version 6.20.0 de ZCP, les utilisateurs pouvaient par eux-même utiliser la permission “Envoyer Au Nom De” simplement en ayant accès aux boîtes aux lettres d'autres utilisateurs. Par cette méthode, l'expéditeur du courrier était toujours visiblement explicite. Par exemple : Pierre entre dans la boite aux lettres de ‘info’ et envoie un courrier pour l'utilisateur passif ‘info’, ce qui résulterait en :

pierre@exemple.com au nom de info@exemple.com.

Depuis la version 6.20.0 de ZCP, il est désormais possible d'envoyer des courriers en tant que d'autres utilisateurs sans que n'apparaisse la partie “au nom de”. Pour des raisons de sécurité, la nouvelle permission “Envoyer En Tant Que” ne peut être configurée que par l'administrateur au niveau du serveur. Cependant, ce paramètre peut toujours être annulé par l'utilisateur lui-même et l'ancienne permission “Envoyer Au Nom De” peut toujours être configurée par l'utilisateur.

Il est important de noter que la délégation prime toujours sur la substitution d'identité. Un utilisateur a toujours le choix de ne pas laisser un autre utilisateur utiliser son identité.

2.4.1.4. Enregistrer un courrier électronique en tant que brouillon

Les courriers électroniques peuvent être enregistrés en cliquant sur l'icône Enregistrer (une disquette). Après son enregistrement, le courrier sera alors placé dans le répertoire Drafts. Il est également possible d'enregistrer automatiquement tout courrier non envoyé. Cette option est disponible à partir de l'onglet Rédiger un message dans la fenêtre des paramètres. Pour cela il suffit de cocher l'option Enregistrer automatiquement les courriers non envoyés chaque : X minutes et de définir en minutes la périodicité à laquelle les courriers seront automatiquement enregistrés. Ces paramètres ne sont applicables que lorsque le courrier n'a pas encore été envoyé.

2.4.2. Images incrustées

Depuis la version 6.30.0 de ZCP, WebAccess offre la possibilité d'ajouter des images incrustées dans le corps du message électronique. Pour ajouter une image incrustée, cliquer sur Pièces jointes et sélectionner une image. Si le format ‘HTML’ est utilisé (voir Rédiger le message dans ce format dans Paramètres, onglet Rédiger un message), la fonctionnalité image incrustée est activée. Une icône en forme de croix bleue claire apparaîtra à côté de la pièce jointe ainsi que le montre Figure 2.12, « Croix bleue claire pour insérer un image incrustée ». Cliquer sur cette icône afin d'insérer l'image dans le corps du message électronique comme indiqué dans :Figure 2.13, « Exemple d'image incrustée ». L'image incrustée sera insérée à la dernière position du curseur.

Figure 2.12. Croix bleue claire pour insérer un image incrustée

Figure 2.13. Exemple d'image incrustée

Pour changer la taille d'une image, effectuer un clic droit sur l'image en question puis sélectionner Propriétés de l'image. Un pop-up tel que Figure 2.14, « Gestionnaire de propriétés d'image » apparaîtra et permettra à l'utilisateur de personnaliser la largeur et la hauteur de l'image ainsi que d'autres paramètres tels que la bordure et l'alignement.

Figure 2.14. Gestionnaire de propriétés d'image

Il est possible de supprimer une image incrustée directement à partir du corps du courrier, comme si c'était simplement du texte.

Dans certains navigateurs, il est possible de coller une an image depuis le presse-papiers directement vers l'éditeur. Ceci incrustera l'image dans la source du corps ce qui signifie qu'elle ne sera pas attachée en pièce jointe. Cette image s'affichera correctement dans Firefox et dans Internet Explorer 9, mais ne sera pris en charge que de manière limitée dans Internet Explorer 8. Dans Outlook l'image ne s'affichera pas correctement.

2.4.3. Copier, déplacer et supprimer du courrier

La capture d'écran suivante (Figure 2.15, « Menu contextuel d'un courrier électronique ») montre le menu contextuel qui s'affiche lors d'un clic droit sur un courrier électronique. La plupart des opérations de copie, déplacement et suppression de courrier s'effectuent à partir de ce menu. Il est également possible de télécharger un message en tant que fichier.

Figure 2.15. Menu contextuel d'un courrier électronique

2.4.3.1. Suppression de courrier électronique

Il existe plusieurs options pour supprimer un courrier. Ce sont les suivantes :

Via la touche de suppression du clavier
Via le bouton de suppression du menu contextuel du clic droit de la souris (comme indiqué dans Figure 2.15, « Menu contextuel d'un courrier électronique »)
Via le bouton comportant une croix rouge situé dans la barre supérieure du menu de WebAccess

2.4.3.2. Déplacement du courrier électronique

Pour déplacer un élément unique, le plus simple est de le glisser-déposer vers son nouvel emplacement. Placer le curseur de la souris sur l'élément devant être déplacé et appuyer, sans relâcher, sur le clic gauche de la souris. Garder le clic gauche de la souris enfoncé tout en déplaçant le curseur jusqu'à ce qu'il soit positionné au-dessus du nouveau dossier devant accueillir le courrier.

Figure 2.16. Déplacer le courrier électronique

Noter que le répertoire survolé par le curseur de la souris se met en surbrillance. Cette surbrillance marque le dossier vers lequel le message sera déplacé une fois le clic gauche de la souris relâché.

Pour déplacer plusieurs éléments en une seule fois, il faut auparavant sélectionner tous les éléments devant être déplacés (seuls les éléments actuellement affichés peuvent être déplacés). Pour sélectionner une rangée d'éléments, cliquer tout d'abord sur le premier élément de la rangée puis appuyer sur la touche majuscule du clavier, sans la relâcher. Enfin, cliquer sur le dernier élément de la rangée devant être déplacée avant de relâcher la touche majuscule du clavier. Tous les éléments situés entre les deux seront ainsi mis en surbrillance.

Pour sélectionner des éléments multiples ne formant pas de rangée consécutive, il faut d'abord appuyer sans relâcher sur la touche contrôle (Ctrl) du clavier tout en cliquant sur chacun de ces éléments. Ensuite, pour déplacer les éléments multiples, relâcher la touche contrôle, puis placer le curseur de la souris sur l'un des messages sélectionnés avant d'effectuer un glisser-déposer vers le répertoire de destination.

Les éléments multiples peuvent également être déplacés en cliquant sur le bouton Copier/Déplacer Figure 2.17, « Bouton Copier/Déplacer ».

Il est également possible de glisser-déposer les messages sur le bureau. Pour plus d'information à ce sujet, voir Section 2.14.1, « L'extension glisser-déposer pour pièce jointe ».

2.4.3.3. Copier un courrier électronique

Pour copier un élément, il ne faut pas employer la fonctionnalité glisser-déposer car elle n'effectue aucune duplication. Il faudra à la place utiliser le bouton Copier/Déplacer comme indiqué dans Figure 2.17, « Bouton Copier/Déplacer ». Voir la section ci-dessus à propos du déplacement de multiples élément et se référer à la marche à suivre pour sélectionner plusieurs éléments.

Figure 2.17. Bouton Copier/Déplacer

2.4.3.4. Enregistrer le courrier comme fichier

Depuis la version 6.50 de ZCP, il est possible de télécharger des messages directement de WebAcces vers l'ordinateur. Le bouton Enregistrer le courrier comme fichier situé dans le menu contextuel des messages devra être utilisé pour cela, comme indiqué dans Figure 2.18, « Bouton Enregistrer le courrier comme fichier ».

Figure 2.18. Bouton Enregistrer le courrier comme fichier

2.4.3.5. Changer l'affichage de la liste des messages

Figure 2.19. Menu contextuel de l'affichage du courrier en colonne

Dans WebAcces, l'affichage du courrier possède une mise en page par défaut : une liste des messages avec une colonne De et une colone Reçu. Cependant, comme dans Outlook, il est possible de modifier cet affichage en ajoutant ou en supprimant des colonnes supplémentaires. Pour cela, effectuer un clic droit sur l'un des intitulés des colonnes de la liste (par exemple sur le champ de l'intitulé De) et sélectionner l'option Choix des champs à partir du menu contextuel. Une fenêtre telle queFigure 2.20, « Choix des champs » s'affichera.

Figure 2.20. Choix des champs

Il est également possible de trier le courrier en sélectionnant une colonne spécifique. Par défaut, le courrier électronique est trié par date de la colonne Reçu.

2.4.4. Recherche en cours

Pour effectuer une recherche, cliquer sur le bouton Recherche dans la barre d'outils. Une barre de recherche (voir: Figure 2.21, « Options de recherche ») s'affichera au-dessus de la liste de courrier (Pour retirer la barre de recherche, cliquer de nouveau sur le bouton Recherche).

Figure 2.21. Options de recherche

La barre de recherche permet à l'utilisateur d'établir une requête de recherche et de définir son emplacement. Par exemple si un utilisateur ne se rappelle que d'une partie du sujet d'un message, il peut sélectionner Sujet à partir du menu déroulant. Une fois la requête saisie, l'utilisateur peut cliquer sur le bouton de Recherche (l'icône en forme de jumelles) situé sur la barre de recherche ou appuyer sur la touche Entrée du clavier. Comme indiqué dans Figure 2.22, « Résultat de la recherche », la liste des courriers est remplacée par la liste des résultats de la requête de recherche.

Figure 2.22. Résultat de la recherche

Une fois la recherche terminée, appuyer sur le bouton de Purge (l'icône en forme de cercle rouge) afin de retourner à l'affichage habituel. Pour retirer la barre de recherche, cliquer de nouveau sur le bouton de Recherche dans la barre d'outils.

Note

Archiving functionality is provided by the Zarafa Archiver, a product that is be offered separately from ZCP.

2.4.5. Téléchargement des pièces jointes

Les pièces jointes peuvent se télécharger une à une, en effectuant un clic droit sur l'un des fichiers et en sélectionnant Enregistrer la cible sous. Depuis la version 6.50 de ZCP, il est possible de télécharger toutes les pièces jointes d'un message en une seule fois, dans un fichier d'archive compressé ZIP, en cliquant sur le bouton Télécharger toutes les pièces jointes comme documenté dans Figure 2.23, « Pièces jointes de message ».

Figure 2.23. Pièces jointes de message

2.4.6. Joindre des éléments au courrier

Pour ajouter des éléments comme pièces jointes ou pour les transférer comme texte dans le corps du message composé.

Cliquer sur le bouton Joindre des éléments ou sur l'icône de l'enveloppe avec un trombone (voir : Figure 2.24, « Fenêtre Joindre des éléments »).
Figure 2.24. Fenêtre Joindre des éléments

Note
Il est possible de rapidement transmettre des courriers électroniques comme pièces jointes. Effectuer un clic droit sur la colonne des éléments à transmettre dans la liste des messages.
Naviguer dans la liste de messages et sélectionner les éléments qui doivent être rattachés.
Figure 2.25. Nouveau courrier avec des messages ajoutés en pièces jointes

Note
Les éléments peuvent être ajoutés comme textes ou comme pièces jointes en cochant la case appropriée, par défaut, les éléments sont ajoutés comme pièces jointes.
Note
Les éléments peuvent rapidement être ajoutés en double cliquant dessus.

Important

Les pièces jointes du courrier d'origine ne sont pas transmises avec le nouveau message.