Par défaut, chaque utilisateur peut créer des dossiers et des éléments dans les répertoires publics. Cependant les autorisations concernant ces nouveaux éléments sont configurées afin de n'être accessibles aux autres utilisateurs qu'en lecture simple.

Pour permettre l'écriture sur ces répertoires par les autres utilisateurs, les permissions adéquates doivent être définies; par exemple en autorisant l'écriture et la suppression par le groupe Everyone. (Voir partage des dossiers).

La structure des permissions a été conçue dans un souci de flexibilité. Il est possible de définir les permissions par dossier. Chaque dossier hérite des permissions du dossier qui l'héberge. Chaque élément hérite des permissions du dossier dans lequel il se trouve.

Avant qu'un dossier ne puisse être ajouté et devenir accessible aux autres utilisateurs, les permissions doivent être correctement définies.

Pour cela, effectuer un clic droit sur un dossier et sélectionner Propriétés.

Dans la fenêtre de dialogue qui s'affichera, différentes options se rapportant au dossier peuvent être sélectionnées. Le dernier onglet comporte les options de permissions.

En haut se trouve la liste des utilisateurs pour lesquels les permissions ont déjà été définies. Après avoir mis un utilisateur en surbrillance, il vous sera possible de sélectionner les autorisations situées dessous. Choisir un profil à partir de la liste déroulante facilite la procédure en sélectionnant automatiquement les options souvent utilisées.

Les utilisateurs peuvent être ajoutés ou supprimés à l'aide des deux boutons situées sous la liste.

Par exemple, pour donner les droits à l'utilisateur Pierre de lire et d'écrire sur les éléments d'un dossier, il faut tout d'abord cliquer sur Ajouter…. Après avoir sélectionné Pierre et cliqué sur OK, Pierre sera affiché dans la liste. Ensuite, les cases adéquates peuvent être cochées ; pour permettre uniquement la lecture et l'écriture, il faut définir Lire les éléments et Modifier les éléments en cochant la case Tout.

If there are no check boxes selected for a user, then denying permissions are in effect and the user can not access the folder. When no permissions are set on the folder, the folder one level higher is checked for the set ACLs.

Par défaut un utilisateur ne possède les permissions en lecture/écriture que sur ses propres dossiers et il a le droit de créer des dossiers dans le Répertoire Public.

L'identité du propriétaire est enregistrée avec chaque élément. Ainsi, en fonction des permissions définies, un utilisateur est uniquement autorisé à supprimer ses propres éléments et non ceux des autres utilisateurs. Le propriétaire d'une boîte aux lettres peut toujours modifier ou supprimer tous les éléments de cette boîte, quels que soient les propriétaires de ces différents éléments.

Il est possible de conférer des droits d'administrateurs aux utilisateurs, ce qui ensuite leur ouvrira l'accès au système entier de Zarafa. Ces administrateurs ont la possibilité de modifier les permissions des dossiers partagés et des dossiers de chaque utilisateur du système. Enfin, tout dossier ou élément peut être ouvert par un administrateur.

Pour ajouter des dossiers partagés appartenant à d'autres utilisateurs et pour pouvoir les lire ou y écrire, il faut suivre les étapes suivantes :

Si la boîte de courrier entrant est sélectionné (permanent), alors non seulement un répertoire sera ouvert, mais une boite aux lettres supplémentaire sera ajoutée à la liste des dossiers de Outlook. Ce répertoire s’affichera dans une fenêtre Outlook distincte avec les dossiers décrit comme (temporaire).

Il n'est possible de lire ou d'écrire dans ce dossier qu'après avoir reçu du propriétaire les permissions nécessaires pour le faire. Consulter le paragraphe précédent à propos de la configuration des permissions.

Pour supprimer les boîtes aux lettres (également appelées bases de stockage) qui ont été ajoutées à la liste de boîtes aux lettres dans la liste de dossiers d'Outlook, l'utilisateur doit effectuer les opérations suivantes :

Après avoir cliqué sur Ajouter, sélectionner un utilisateur afin d'ajouter sa base de stockage de sorte qu'elle puisse être affichée dans la liste des dossiers d'Outlook.