Lorsqu'un nouveau rendez-vous est créé dans l'agenda, le client Zarafa met à jour les données des plages de temps Libre/Occupé. Cette mise à jour s'effectuera quelque temps après la création du rendez-vous, ou à la fermeture du programme Outlook. Les autres utilisateurs ne verront pas directement ce changement dans leur vue d'ensemble des plages de temps Libre/Occupé.

Lorsqu'un rendez-vous est créé, il est possible d'inviter d'autres personnes. Si un autre utilisateur est ajouté, l'affichage de l'agenda sera mis à jour afin de montrer les plages de temps Libre/Occupé de cet utilisateur, facilitant ainsi à l'organisateur la création du nouveau rendez-vous.

Pour consulter les plages de temps Libre/Occupé, la base de stockage publique du serveur Zarafa doit être disponible. Toutes les plages de temps Libre/Occupé seront stockées dans un dossier invisible de la base de stockage publique. Si un utilisateur ne s'est pas encore connecté avec Outlook ou WebAccess et qu'il n'a pas créé d'élément dans l'agenda, alors ses plages de temps Libre/Occupé ne seront pas consultables.