Veuillez sélectionner l'utilisateur en cochant la case située à côté de son nom. Cliquer sur le bouton Supprimer l'utilisateur dans la barre d'outil supérieure.

Pour ouvrir la fenêtre Charger un groupe, cliquer sur le bouton Charger un groupe dans la barre supérieure.

Cette fenêtre comporte deux listes. La liste de gauche montre les différents groupes qui ont été créés. La liste de droite montre tous les utilisateurs qui sont membres du groupe mis en surbrillance dans la liste de gauche.

Pour ajouter ou supprimer un groupe ou un utilisateur, utiliser respectivement les boutons 'plus' ou 'moins' situés à droite des listes. Ne pas oublier qu'un groupe doit être mis en surbrillance avant qu'un utilisateur puisse lui être ajouté ou enlevé.

L'agenda multi-utilisateur peut être utilisé et plusieurs agendas de collègues peuvent y être ouverts sans qu'il ne soit forcément possible de créer des rendez-vous pour certains collègues ou même simplement de visionner leur agenda. Si les autorisations nécessaires ne sont pas disponibles pour créer des rendez-vous à la place d'un collègue, une icône d'interdit apparaîtra auprès de son nom afin de l'indiquer. Si aucun droit d'accès n'est disponible sur un agenda, la ligne entière de l'emploi du temps de cet utilisateur sera marquée en rouge, et un message d'avertissement y sera affiché comme dans Figure 2.36, « Message de refus d'accès ».

La barre située directement au-dessus de l'emploi du temps (voir : Figure 2.37, « Statuts Libre/Occupés de tous les participants ») contient les informations cumulées des disponibilités de tous les utilisateurs chargés dans l'agenda multi-utilisateur. La barre indique également si les rendez-vous sont définis comme Provisoire, Occupé ou Absent du Bureau.

Pour créer un rendez-vous, il suffit d'effectuer un double-clic sur l'emploi du temps de l'utilisateur pour lequel un rendez-vous doit être créé. Ceci aura pour effet d'ouvrir une nouvelle fenêtre de création de rendez-vous.

Pour supprimer un rendez-vous : effectuer un double clic dessus pour l'ouvrir puis cliquer sur l'icône en forme de croix rouge située dans la barre d'outils de la fenêtre de création de rendez-vous.

Un rendez-vous peut être déplacé en ouvrant l'élément puis en modifiant son horaire de départ. Dans la pratique, la plupart des utilisateurs préfèreront utiliser le glisser-déposer. Pour faire glisser un rendez-vous, il suffit de cliquer dessus, puis maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé tout en déplaçant (glissant) le curseur dans l'emploi du temps vers l'emplacement désiré où le bouton gauche pourra ensuite être relâché. Pour faciliter le placement du rendez-vous, une surbrillance rouge (voir : Figure 2.38, « Glisser-déposer des rendez-vous ») suit le déplacement de la souris pour indiquer l'emplacement où le rendez-vous sera calé une fois le bouton de la souris relâché.

Il est également possible de déplacer un rendez-vous vers l'emploi du temps d'un autre utilisateur (si les permissions nécessaires ont été accordées). Il suffit de déplacer le rendez-vous à l'aide de la souris vers l'emplacement désiré dans l'emploi du temps de cet autre utilisateur et la surbrillance rouge suivra.

Il est possible de rapidement changer le niveau de zoom de l'emploi du temps à l'aide du menu déroulant (voir : Figure 2.39, « Niveau de zoom ») situé dans le coin supérieur gauche de l'agenda multi-utilisateur. Ce paramètre n'est pas sauvegardé et sera remis à sa valeur par défaut (telle que définie dans la fenêtre de configuration) la prochaine fois que l'agenda multi-utilisateur sera ouvert.

Pour modifier le nombre de jours qui sont chargés dans l'emploi du temps et le nombre de jours visibles au même moment (niveau de zoom), il faut aller dans la section Affichage de l'agenda multi-utilisateur sous l'onglet Agenda de la fenêtre de configuration. Ces paramètres seront utilisés à chaque ouverture de l'agenda multi-utilisateur.

Les boutons Période précédente et Période suivante sur la barre d'outils en haut de la page (voir : Figure 2.40, « Boutons modifiant l'affichage de la tranche horaire ») permettent d'afficher la tranche horaire suivante ou précédente. Les boutons Jour précédent et Jour suivant ne permettent de déplacer l'affichage de la tranche horaire que d'une seule journée en avant ou en arrière.