Avec la fonctionnalité Ressource, la gestion et l'emploi du temps des salles de réunion, des projecteurs, des voitures ou de tout autre objet étant en quantité limitée dans l'entreprise sont grandement facilités. Les ressources sont allouées à l'aide des demandes de réunion.
Les étapes suivantes montrent comment allouer une ressource :
Créer un nouveau rendez-vous dans Outlook.
Ouvrir l'onglet Planification.
Ajouter le nom de la ressource ou sélectionner la ressource à partir du carnet d'adresses global.
Basculer l'icône Participant requis vers Ressource ou Équipement.
Ajouter les autres participants qui assisteront à la réunion.
Sélectionner une tranche horaire disponible à l'aide des plages de temps Libre/Occupé et envoyer la demande de réunion aux participants.
Si la ressource est disponible dans cette tranche horaire, un pop-up s'affichera pour confirmer que la ressource a bien été réservée.
Si la ressource n'est pas disponible, une autre plage horaire (libre) devra être sélectionnée.
Lorsqu'un évènement couvrant toute une journée est planifié, il est important de s'assurer que le rendez-vous soit défini comme étant Occupé ou Absent du bureau. Par défaut, tous les évènements couvrant toute une journée sont définis comme étant libres et par conséquent ne sont pas affichés dans les temps Libre/Occupé.
