Selecteer de kalender

Selecteer de knop Nieuw voor het maken van een nieuwe afspraak. Er verschijnt een dialoogvenster zoals in Figuur 2.26, “Nieuwe afspraak”.

Voeg een onderwerp toe voor de afspraak, en optioneel een locatie.

Selecteer een begin en einduur voor de afspraak.

Optional: Enable the reminder option, this will trigger a reminder pop-up (see: Figuur 2.27, “Reminder dialog”) before the appointment starts. The time interval between the reminder and the appointment is adjustable in the field next to the reminder option. When it is time for the reminder to pop-up, the Zarafa WebAccess shows a list of these reminders with buttons to Open the item, Dismiss the item, Dismiss All items or to Snooze the reminders by a given time.

Using the button Invite Attendees one can send a meeting request as shown in Figuur 2.28, “Afspraak verzoeken”. To add attendees, simply add their email addresses. The email addresses need to be separated by a semicolon. By clicking the To: button contacts can be selected from the Address Book. The attendee will receive a meeting request which the attendee can Accept, accept as Tentative or Decline, alternatively the attendee can also Propose New Time for that request.

Bij het openen van de tab Agenda, de aanwezig/afwezig tijden van meerdere mensen worden getoond (zie: Figuur 2.29, “Agenda/VrijBezet”). Op deze tab kunnen collega's uitgenodigd worden (Voeg naam toe); je krijgt een overzicht dat je weergeeft of een specifieke persoon bezig is, niet aanwezig op kantoor, of beschikbaar is. Als een genodigde een nieuwe datum of tijd heeft voorgesteld voor een afspraak, de voorstellen worden getoond in de Agenda tab.

Collega's kunnen toegevoegd worden via het Voeg naam toe veld.

Attendees can be marked either as “required” or as “optional”. It is also possible to schedule a resource — like a room or a piece of equipment — needed for that meeting.

In de tab Tracking een lijst van alle genodigde voor deze afspraak, met hun antwoord, worden getoond.