2.5.1. Criar um novo compromisso com convites e status de free/busy
Selecione a pasta Calendário.
Clique no botão New para criar um novo compromisso. Irá aparecer uma janela para o novo compromisso, como na imagem a seguir.
Figura 2.26. Novo compromisso
Insira um assunto para o compromisso e se necessário um local.
Selecione um horário para iniciar e um horário para finalizar esse compromisso.
Opcional: é possível habilitar a opção de lembrete, assim será lembrado do compromisso antes do mesmo iniciar (veja: Figura 2.27, “Caixa de lembrete”). O ajuste da hora do lembrete pode ser realizado em um campo próximo a opção de lembrete. Quando for a hora do lembrete um pop-up é aberto no Webaccess, mostrando uma lista dos lembretes com a opção de abrir (Open) o item, ignorar (Dismiss), ignorar todos os itens (Dismiss All) ou colocar em no modo de espera (Snooze) por um determinado tempo.
Nota
É necessário habilitar os pop-ups no seu navegador para visualizar o pop-up de lembrete. Normalmente é preciso do nome do domínio do Zarafa WebAccess para que o navegador sempre permita pop-ups do Zarafa.
Figura 2.27. Caixa de lembrete
Utilizando o botão Invite Attendees é possível enviar um pedido de reunião a um outro usuário (imagem 24). É possível convidar outros participantes adicionando os seus endereços de e-mail. Os e-mails devem ser separados por um ponto e vírgula (;). Clicando no botão To:, é possível selecionar os contatos do Catálogo de Endereços. O convidado receberá um pedido de reunião que poder ser aceita, aceita como tentativa ou recusada, ou propor uma nova hora para a reunião.
Figura 2.28. Solicitação de reunião
Selecionando a aba Scheduling, verá os horários free/busy de várias pessoas. Nesta aba, pode facilmente agendar uma reunião para vários colegas e ver exatamente quando uma determinada pessoa estará ocupada, fora do escritório ou disponível. Se os participantes estão convidados para este compromisso e o mesmos queiram propor uma nova data ou hora para o compromisso, uma lista de propostas será mostrado.
Figura 2.29. Agendamento / FreeBusy
Figura 2.30. Solicitação de reunião
Colegas poderão ser convidados utilizando o campo Add a name.
Se um usuário tiver sido adicionado como um participante, é possível marcar que esse usuário seja uma 'Participante obrigatório' ou como um 'Participante opcional'. Também é possível agendar um Recurso - como uma sala ou uma equipamento – necessário para essa reunião.
Nota
Recursos precisam ser criados pelo administrador.
Na guia Tracking uma lista com todos os participantes para este compromisso, com o status das respostas, poderá ser encontrada.
Figura 2.31. Aba de Acompanhamento
2.5.2. Aceitando um convite de reunião
Se alguém convidá-lo para uma reunião, você receberá um convite. A barra superior do convite contém os botões de Accept, Tentative, Decline e Propose New Time que são mostrados para enviar uma resposta para o dono da requisição. Ver Figura 2.32, “Botões para convite de reunião”.
Figura 2.32. Botões para convite de reunião
Escolhendo Propose New Time um usuário poderá propor um novo horário ou data ao convidante. O convidante receberá essa nova proposta e irá decidir se irá concordar ou não.
