Por padrão, todo usuário é capaz de criar pastas e itens nas pastas públicas. No entanto, as permissões sobre estes novos itens são definidas para que uma nova pasta somente possa ser lida por outros usuários.

Para permitir que outros escrevam na pasta, é necessário configurar as permissões corretamente; por exemplo, permitir escrever e apagar pelo grupo 'Todos'. (Veja 'Compartilhando pastas').

A estrutura de permissões foi construída com flexibilidade em mente. É possível definir permissões para cada pasta. Cada pasta herda as permissões da pasta em que está alocada. E cada item herda as permissões da pasta na qual está contida.

Antes de uma pasta poder ser adicionada e visualizada por outros usuários, as permissões têm que ser configuradas corretamente.

Para conseguir isto, clique com o botão direito em uma pasta e selecione Properties.

Na janela que aparece, é possível escolher configurações diferentes em relação às propriedades da pasta. A última aba contém as definições de permissões.

No topo está uma lista com os usuários e as permissões que foram estabelecidas. Depois de selecionar um usuário, os direitos podem ser selecionados na parte inferior. Escolher um perfil da lista é mais fácil selecionando automaticamente as configurações utilizadas com mais frequência.

Os usuários podem ser adicionados e removidos com os dois botões abaixo da lista de usuários.

Por exemplo, para dar ao usuário Peter direitos para ler e escrever nos itens de uma pasta, primeiro clique em Add.... Depois selecione Peter e clique em OK, assim o usuário Peter aparecerá na lista. Depois disto, as caixas de verificação dos direitos poderão ser marcadas; para permitir leitura e escrita basta marcar All nas opções Read itens e Edit itens.

If there are no check boxes selected for a user, then denying permissions are in effect and the user can not access the folder. When no permissions are set on the folder, the folder one level higher is checked for the set ACLs.

Por padrão, os usuários tem apenas as permissões de ler/escrever em suas próprias pastas e de criar pastas e itens nas Pastas Públicas.

O proprietário é salvo com cada item. Desta forma, dependendo das permissões configuradas, só é permitido ao usuário remover os seus próprios itens e não itens que pertençam a outros usuários. O proprietário de uma caixa postal poderá sempre editar ou excluir todos os itens em sua caixa, independentemente do proprietário dos itens.

É possível atribuir direitos administrativos para os usuários, os quais então terão acesso a todo o sistema Zarafa. Estes administradores têm a capacidade de alterar as permissões em pastas públicas e as pastas de cada usuário no sistema. Além disso, cada pasta ou item poderá ser acessado por um administrador.

Para adicionar as pastas compartilhadas de outros usuários e ser capaz de escrever ou ler à partir delas, as seguintes etapas deverão ser executadas:

Se a Caixa de Entrada for escolhida (permanente), então não somente uma pasta será aberta, mas uma caixa de mensagens extra será acionada na lista de pastas do Outlook. Esta pasta aparecerá em uma janela separada do Outlook com as pastas descritas como (temporárias).

Somente será possível ler ou escrever nesta pasta após o proprietário ter dado o direito a fazê-lo. Veja os parágrafos anteriores sobre configuração de permissões.

Com o intuito de remover as caixas postais (chamadas também de stores) que foram adicionados à lista de caixas de correio na lista de pastas do Ms Outlook, o usuário deve fazer o seguinte:

Após clicar em Add, selecione um usuário para adicionar o armazenamento dele e deixar que a caixa postal apareça na lista de pastas do Ms Outlook.